Dedicarte a tu negocio ya es bastante complicado como para encima tener que hacer de contable sin serlo. Y claro, a veces se meten gastos en la contabilidad que «parecen deducibles», pero que Hacienda no ve con los mismos ojos. El problema no es solo que no te los acepte: el problema es que te los acepte durante años… hasta que te revise. Y ahí, toca pagar con intereses.
Empezamos con el primer clásico:
1. Comidas que eran de trabajo… hasta que alguien te pregunta con quién estabas
Este es de los más comunes. Vas a comer con alguien, hablas de trabajo en algún momento de la conversación y… directo al libro de gastos. Total, es “una comida de trabajo”, ¿no? Pues sí y no.
Hacienda sí permite deducir comidas, pero con condiciones muy claras:
- Que estén relacionadas directamente con la actividad profesional.
- Que no sean habituales ni personales.
- Y que puedas justificar con quién estabas, para qué era la comida y por qué está relacionada con tu negocio.
Ejemplo de gasto bien hecho:
Eres diseñador gráfico, comes con un cliente para presentarle un presupuesto cerrado o revisar una propuesta, pagas tú, y tienes factura a nombre de tu negocio. Todo claro.
Ejemplo de gasto dudoso (aunque hayas hablado de trabajo):
Comes con tu primo, que está pensando en montar algo, y habláis cinco minutos del tema entre cañas. Pagas tú y metes la factura. Aquí Hacienda te dice: “gracias por invitar, pero esto lo pagas tú”.
¿Solución? Si quieres deducir comidas:
- Pide factura completa (no ticket).
- Añade en observaciones o anota tú mismo con quién estabas y para qué.
- Evita que haya muchas en fechas seguidas o lugares sin relación aparente con tu actividad.
- Si eres autónomo sin apenas trato con clientes presenciales… no abuses. Canta.
Porque sí, puedes deducir comidas. Pero no es “barra libre”.
2. El móvil: ese gasto que sí se puede deducir… pero no como tú te piensas
Aquí viene uno que hace daño porque todo el mundo lo mete sin pensar: la factura del móvil. “Total, lo uso para el trabajo, ¿no?” Pues sí, pero si no lo tienes bien planteado, Hacienda lo puede tumbar sin despeinarse.
El problema es que el móvil se usa para todo: trabajo, llamadas personales, WhatsApp con amigos, redes sociales, fotos de tu perro… y eso no es deducible como gasto profesional al 100% si no puedes demostrar que se usa exclusivamente para la actividad.
Y claro, cuando usas el móvil “de toda la vida” y simplemente vas metiendo la factura entera mes a mes, estás haciendo lo que hace todo el mundo… y lo que Hacienda lleva años diciendo que no cuela si se revisa.
Entonces, ¿cómo lo puedes hacer bien?
Opción 1:
Tener una línea exclusiva para el negocio. La das de alta a nombre de tu actividad (autónomo o sociedad), usas ese número solo para clientes, proveedores, redes del negocio… y sí, en ese caso puedes deducir el gasto completo.
Opción 2:
Tener una única línea mixta, pero justificar qué parte es profesional. ¿Cómo? Aportando un desglose del uso, o aplicando una estimación razonable (por ejemplo, deducir solo el 50%, aunque eso no te garantiza que Hacienda no lo cuestione si investiga).
Opción 3 (la habitual… y arriesgada):
Poner todo sin justificar nada. Lo haces tú, lo hace tu cuñado, lo hace medio León… hasta que un día toca inspección y te ajustan los últimos 4 años con intereses.
Consejo directo:
Si el móvil es clave en tu negocio, date de alta una línea aparte, aunque sea solo para tener la factura separada y justificarlo todo sin dudas. Es barato, te da imagen más profesional… y te ahorras sustos.
3. La gasolina del coche que “usas para todo” (incluyendo irte de finde)
Aquí tenemos uno de los reyes del error contable por excelencia: meter todos los repostajes como gasto deducible porque “uso el coche para trabajar”. Ya. Pero ¿lo usas solo para trabajar?
Si tienes un coche a tu nombre, lo usas para ir a reuniones, a por material, a visitar clientes… y también para irte al pueblo, a hacer la compra o llevar a los niños al cole. Eso no es un vehículo afecto 100% a la actividad. Y por tanto, la gasolina no se puede deducir del todo.
En la práctica, Hacienda es muy estricta con esto:
- Solo puedes deducir el 50% del IVA de los gastos del coche (combustible, reparaciones, etc.) si el coche tiene un uso mixto (personal y profesional).
- En IRPF, si no está afectado 100% a la actividad y no puedes demostrarlo, no deberías deducir nada.
Y ojo: afectar un coche al 100% a la actividad es muy difícil si no eres repartidor, taxista, comercial o tienes un uso claramente profesional. Y aun así, hay que comunicarlo a Hacienda mediante el modelo 036 o 037. No vale con decir “es que lo uso para trabajar”.
Ejemplo de error típico:
Repostas en el Alcampo el viernes a las 18:30 antes de irte a la playa, pagas con tu tarjeta personal y luego metes el ticket a la contabilidad del negocio. Hacienda ve eso y piensa: “¡vaya autónomo tan entregado al trabajo los fines de semana!”
Consejo práctico:
- Separa bien lo personal de lo profesional.
- Si puedes justificar un uso laboral claro, mete solo el 50% del IVA, y guarda siempre las facturas (no tickets).
- Si no puedes justificarlo con claridad… no lo metas. Sale más caro si luego te pillan.
4. Ese portátil que compraste «para el negocio»… pero con tu nombre personal
Aquí la intención suele ser buena: te compras un ordenador nuevo porque lo necesitas para trabajar. Lo usas para facturar, gestionar clientes, editar, comunicarte, hacer mil cosas del negocio. Así que piensas: “gasto deducible, sin duda”.
Y sí, lo es… pero solo si cumples un detalle importante:
la factura tiene que estar a nombre de tu actividad.
¿Y qué pasa muchas veces?
Vas al MediaMarkt o lo compras online con tu cuenta de siempre, pagas con tu tarjeta personal, y te dan una factura a tu nombre sin NIF, sin razón social, sin indicar que es para tu actividad. ¿Resultado? Para Hacienda eso es un gasto personal, y no puedes deducir ni el IVA ni el gasto en el IRPF o IS.
Es un error muy común, especialmente cuando:
- Estás empezando y aún no tienes claro lo de pedir facturas con tus datos fiscales.
- Compras rápido y no pides factura completa, solo ticket.
- Piensas que “ya lo meterá el gestor” sin preocuparte de si está bien hecho.
Y sí, lo puedes corregir en muchos casos: contactas con la tienda y pides una factura rectificativa a nombre de tu actividad. Pero claro, eso hay que hacerlo al momento o en poco tiempo. Si lo dejas pasar, te comes el gasto sin deducción.
Además, si amortizas el equipo (como se hace con bienes de más de 300€), necesitas que todo esté en regla desde el principio, o tendrás un activo mal registrado… y eso sí que es un marrón contable.
Consejo:
Antes de comprar algo importante para el negocio, revisa cómo vas a pagarlo y a nombre de quién. Porque si no, estarás pagando tú… y también perdiendo lo que podrías deducirte legalmente.
5. Las compras de Amazon, AliExpress o cualquier web sin factura… pero “para el negocio”
Este es de los favoritos en la era del ecommerce: compras por internet material de oficina, componentes, herramientas, software, decoración del local… lo que sea. Lo usas realmente para tu actividad, sí. Pero luego, al ir a justificarlo, no tienes una factura válida. Solo un resumen del pedido, un email, un ticket… y lo metes igual.
¿Y qué pasa?
Pues que sin factura válida con tus datos fiscales, no puedes deducir ni el gasto ni el IVA. Punto. Aunque lo hayas usado para el negocio desde el minuto uno.
Y con plataformas como Amazon o AliExpress, esto pasa muchísimo. Porque:
- Amazon, si no usas una cuenta de empresa (Amazon Business), muchas veces no emite factura completa automáticamente.
- En AliExpress, muchos vendedores ni siquiera están dados de alta en el sistema europeo de IVA, así que el documento que te dan no sirve de nada a efectos fiscales.
- Algunas webs directamente no ofrecen factura si no la pides en el momento del pedido.
¿Y qué hace mucha gente?
Mete el gasto igualmente. Porque “es que lo uso para trabajar”, o “ya he pagado el IVA en la compra”, o “nadie se va a dar cuenta”.
Ya. Hasta que llega una inspección, te revisan las cuentas y te tiran gastos de años atrás por no estar bien documentados. Y ahí es cuando ves lo que duele una tontería de 80 euros repetida cada mes durante cuatro años.
Consejo práctico:
- Usa Amazon Business, es gratis y te permite descargar todas las facturas legalmente válidas.
- Cuando compres online, pide siempre factura con tus datos fiscales (NIF, nombre de empresa o autónomo, y dirección).
- Si no te la pueden dar o no es válida: no lo metas en la contabilidad, por mucho que te fastidie.
A veces el problema no es lo que compras, sino cómo lo justificas.
En resumen: deducir mal no solo te hace perder dinero… también te puede costar caro
Muchos autónomos y negocios en León están perdiendo dinero sin saberlo. A veces por no deducir lo que sí se puede. Otras, por deducir mal lo que no se debe. Y en los dos casos, el resultado es el mismo: pagas más o te arriesgas a una sanción que te rompe el trimestre.
Y lo peor es que son errores fáciles de evitar… si tienes una asesoría que esté pendiente, te explique las cosas sin rodeos y se implique en tu negocio. Porque no se trata solo de llevar los papeles, sino de saber qué metes, por qué y con qué respaldo.
En SanRo Finanzas nos dedicamos a que no cometas estos errores. Ni otros más caros. Revisamos tus gastos, te ayudamos a optimizar sin líos, y te explicamos todo con claridad. Para que no tengas sustos ni pierdas oportunidades.
¿Te gustaría que revisemos cómo estás deduciendo tus gastos ahora mismo?
Llámanos al 624135968, escríbenos por WhatsApp aquí o reserva una consulta gratuita en nuestra web: https://sanrofinanzas.com/contacto
Una revisión a tiempo vale más que cien tickets mal metidos.